Mødediamanten

Den gode mødefacilitator er hele tiden på jagt efter metoder og værktøjer, der kan gøre det let for mødedeltagerne at nå deres mål. Den måske vigtigste metode er Mødediamanten. Udover at være en virkelig nyttig måde til at få styr på, hvor mødet bevæger sig hen ad, er det også en metode, der giver et godt overblik over, hvilken slags møde du har brug for, og hvad de forskellige værktøjer kan bruges til.

Formål

Det primære formål med Mødediamanten er at få alle mødedeltagerne til at arbejde på samme måde på samme tid, en arbejdsmetode der også kaldes parallel tænkning. Et af hovedproblemerne på de fleste møder er, at deltagerne ikke er enige om, hvor de er på vej hen. Nogle vil træffe beslutninger, nogle vil have idéer, nogle vil tale om noget helt andet og andre vil det hele på en gang. Resultatet er konflikter, forvirring og manglende fremdrift.

Mødediamanten laver en kontrakt mellem deltagerne og deltagerne og mødefacilitatoren om, hvordan man kan samarbejde om at nå mødets formål hurtigt og effektivt.

Sådan ser mødediamanten ud

Det har vist sig, at den mest effektive måde at gennemføre et møde eller et mødepunkt på er ved at bevæge sig samtidig gennem 3 faser.

I den første fase, som vi kalder åbnefasen, udforsker vi emnet uden kritik og bedømmelser. Alle erfaringer, relevant viden, tanker og idéer lægges på bordet. Fokus er ikke på at træffe beslutninger, men på at kikke på emnet fra alle relevante vinkler. Åbnefasen kan strække sig over et par minutter op til et helt møde, afhængig af emnets vigtighed og kompleksitet.

I den næste fase, som vi kalder overbliksfasen, prøver vi at få overblik over alt det der er lagt frem i åbnefasen. Uden kritik og bedømmelse prøver vi at syntetisere og få overblik. Vi prøver at finde relevante mønstre og sammenhænge. Mødefacilitatoren er drivkraften med hjælp fra mødedeltagerne.

 I den tredje og sidste fase, som vi kalder lukkefasen, udvælger vi det allermest anvendelige fra de første to faser og omsætter det til handlinger og beslutninger. Målet i denne fase er at prioritere, forædle og træffe beslutninger. I denne fase er det tilladt at være kritisk og dømmende, selvom den overordnede tone fortsat bør være konstruktiv, positiv og mulighedssøgende.   

Hvornår kan mødediamanten anvendes?

Mødediamanten kan i princippet anvendes på alle typer af møder og mødepunkter. Det er næsten altid en fordel at få deltagerne til at arbejde på samme måde på samme tid.

I et projektforløb vil møderne i den tidlige projektfase ofte have meget fokus på at åbne og i den sidste del af projektet kort før deadline, vil fokus som regel være på at lukke og træffe beslutninger. Mødefacilitatoren kan med fordel kommunikere til mødedeltagerne på forhånd, hvilken slags møde der er tale om. Er der f.eks. tale om et idéudviklingsmøde, der primært har fokus på at åbne eller er der tale om et orienteringsmøde hvor der primært er fokus på at få overblik, eller er der tale om et beslutningsmøde, hvor der skal træffes nogle valg og prioriteres.

Mange af de mødeværktøjer vi anvender i Moving Minds egner sig særligt til en af faserne. F.eks. er powerminglingværktøjer, som håndlæsning og hilse på, gode i en åbnefase. Men mange af værtøjerne kan bruges i alle faser, f.eks. holdningsgymnastik, summerunde og energizers.

Sådan gør du:

• De første gange du bruger Mødediamanten kan du med fordel forklare mødedeltagerne om metoden.
• Tegn evt. diamanten på et whiteboard eller flipover og forklar modellen og forklar, at mødeeksperter anbefaler denne måde at arbejde på, da det er dokumenteret, at det er en af de nemmeste måder at nå mødets mål på til tilfredshed for flest muligt.
• Fortæl at denne måde at arbejde medfører, at du vil håndhæve de tre faser rimelig målrettet, og at det ikke skal tages personligt. Det betyder f.eks. at du vil bede deltagerne om at gemme deres kritiske og dømmende kommentarer til lukkefasen, fordi det er vigtigt at få alt på bordet i åbnefasen. Omvendt vil vi i lukkefasen ikke starte helt forfra med at åbne emnet på ny (kun hvis det er virkelig nødvendigt, hvis I f.eks. er ved at træffe beslutninger, som ikke fungerer).
• Spørg deltagerne om de kan acceptere denne arbejdsmetode. På den måde får du lavet en kontrakt med dem, som du kan vende tilbage til, hvis de ikke vil acceptere din håndhævelse af faserne senere. Hvis de ikke accepterer denne arbejdsmetode, kan du foreslå, at I i det mindste prøver det en enkelt gang og så tager stilling til bagefter, om det virkede.  

Tips

• Det kan være en god idé at lave tydelige begyndelser og afslutninger på de enkelte faser, så deltagerne hele tiden kan følge med i,hvor I er på vej hen. Det forebygger konflikter og forvirring.

Kilde: At arbejde med åbne og lukke faser er almindelig praksis indenfor facilitering, men selve navnet Mødediamanten er hentet fra Ib Ravn, Nina Tange og Steen Elsborg fra Learning Lab Denmark.