At være en god mødeleder handler ikke bare om at administrere en talerliste og sætte flueben hver gang, man har nået et punkt på dagsordenen. En god mødeleder designer og faciliterer en mødeproces, som gør det nemt for deltagerne at nå deres mål - i moderne mødesprog kalder vi det en mødefacilitator.

​

Mødefacilitatoren behøver ikke være den, der ved mest om emnet eller har mest magt, men vil typisk være den der har mest flair for at motivere mødedeltagerne, lede processerne, og holde fokus på målet. Hvis I ikke har valgt en mødefacilitator, er risikoen for at mødet bliver slapt og ufokuseret meget stor.

​

Det er vigtigt, at mødefacilitatoren tager rollen på sig og træder i karakter, men det er ligeså vigtigt, at deltagerne giver hende lov til det og ikke hele tiden stiller spørgsmålstegn ved måden, mødet ledes på. Der kan være enkelte mødetyper, f.eks. et uformelt møde mellem 2-3 mennesker, hvor det er overkill at udpege en mødeleder, men så må I kollektivt tage ansvar for, at I når det, I gerne vil.

​

En god mødeleder tænker på at:

Planlægge en velegnet mødeproces til hvert punkt på dagsordenen. I stedet for fri diskussion omkring bordet kan du planlægge mange andre ting, f.eks. en brainstorm, et minimøde (deltagerne taler to og to) eller en holdningsgymnastik.

​

Estimer hvor lang tid du vil bruge til hvert punkt. Det er ikke sikkert det holder i virkeligheden, men hvis du har simuleret mødets tidsforbrug i hovedet på forhånd, er der en meget større chance for, at du er skarp og præcis, når mødet skal afholdes.

​

Lave en klar start. Byd velkommen og gør det tydeligt, hvad formålet med mødet er, og hvornår I slutter. Præsenter deltagerne, gennemgå dagsordenen, fortæl hvad der skal produceres, og hvad du forventer af deltagerne.

​

Lave en klar afslutning. Slut mødet af med høj energi. Opsummer kort, fortæl hvad der sker nu, tak for indsatsen og slut til tiden. Vær anerkendende og undgå hurtig og overfladisk kritik. Der er ikke noget værre end en diffus afslutning, hvor I går over tiden, halvdelen er gået og der ikke er nogen konklusion.

​

Skabe en god stemning. Det har vist sig at grupper performer langt bedre, hvis der er en overvægt at positive følelser i gruppen. Mødefacilitatoren har stor indflydelse på, hvordan humøret i gruppen er. Husk dit eget humør smitter. Gå til opgaven med høj energi, vær anerkendende, venlig og gerne humoristisk.

​

Fokus på målet. Mange møder bliver for ringe, fordi der er for mange sidespor, og fordi al tiden bliver brugt på de første par mødepunkter. Som mødefacilitator skal du hele tiden have fokus på målet og foden på speederen. Det skal ikke gå for stærkt, men heller ikke for langsomt. Vær ikke bange for at afslutte perifere diskussioner eller stoppe dem, der taler for meget eller bevæger sig ud af alle mulige tangenter.

​

Opsummere, konkludere og fordel handlingsansvar. Mange gode diskussioner er endt i ingenting, fordi ingen fik opsummeret, konkluderet og fordelt handlingsansvar. Afslut hvert punkt på dagsordenen med disse rutiner, så slipper I også for at skulle starte forfra hver gang.

​

Opgiv demokratisk ligemageri og vær løsningsorienteret. I Danmark er der en tradition for basisdemokrati, dvs. alle kan sige lige hvad de vil, lige når de har lyst. En på mange måder god tradition, som er med til at gøre Danske arbejdspladser til nogle af de mest demokratiske i verden. Problemet med denne arbejdsform er desværre, at den kan være enorm ineffektiv og demotiverende. Det er ofte de samme der taler, der bliver talt for længe og der mangler fokus og retning i samtalerne. En god mødefacilitator stopper diskussionerne, når de bliver for lange, eller hvis de springer til helt andre emner. Mødefacilitatoren har øje for løsningsmuligheder, og løsninger som vokser frem (cementer ikke forskelligheder) og konkluder løbende (sæt ord på de frembrydende enigheder). Mødefacilitatoren er åben for nye relevante input – indtil en vis grænse.