Hold færre møder

Generelt holder vi for mange møder. Her er nogle mødetyper du kan droppe:

​

For-en-sikkerhed-skyld møderne. Vi holder mange møder for en sikkerheds skyld. Vi indkalder til mødet, så vi senere i et arbejdsforløb, f.eks., et projektforløb, kan sige at alle var hørt og har givet håndslag på hvad der skulle ske. Måske var mødet slet ikke nødvendigt, men er udtryk for en manglende handlekraft og autonomi i arbejdskulturen.

​

Plejer møderne. Et godt møde skal som regel have et klart formål, vores tid er dyrebar, så der skal være en god grund til at mødes. Desværre holdes der rigtig mange rutinemæssige afdelings- og teammøder, hvor det eneste klare formål tilsyneladende er, at det plejer vi at holde. Plejer er ikke en gyldig grund til at holde et møde og fører ofte til, at mødet er dårligt forberedt og planlagt. Af hensyn til kalenderkoordineringen kan det være en rigtig gode idé at have faste afdelings- og teammøder, men sørg altid for at finde ud af hvad I vil bruge den dyrebare tid til, så I ikke bare sløser den væk med en ligegyldig orienteringsrunde. Hvis I omvendt ikke ved, hvorfor I skal mødes, er det måske på tide at afvikle rutinen eller at aflyse de møder, der ikke er stof nok til.

​

Orienteringsmøder. Der holdes rigtig mange møder, hvor det primære formål er orientering, f.eks. om ledelsesbeslutninger, hvad de andre i afdelingen laver eller status på et projekt. Kommunikation forgår som regel bedst i et direkte fysisk møde, hvor kropssproget kan spille med, og hvor der er mulighed for at komme med umiddelbare spørgsmål og kommentarer. I den forstand er orienteringsmøder ofte bedre end at sende en mail eller et memo ud. Omvendt bliver orienteringsmøder ofte til organiseret tidsspilde, fordi det udvikler sig til alt for lange enetaler fra f.eks. lederen til medarbejderen, eller til ulidelige runder rundt om bordet, hvor alle skal fortælle om stort og småt uden mål eller retning. Brug derfor orienteringsmøder med omtanke og overvej hele tiden, om der findes bedre alternativer, f.eks. noget andet end bordrunden eller en powerpoint, eller om informationen kan leveres på andre måder f.eks. en mail eller et opslag.

​

Kaosmøder. Der holdes en del møder, hvor der egentlig er et klart formål, men hvor hverken mødelederen eller mødedeltageren er mentalt klar eller har haft tid til at forberede sig ordentligt. Vidensniveauet blandt deltagerne er for lavt og mødelederen spræller rundt, som en flue i en limklat og prøver at få noget fornuftigt til at ske. Resultatet er, at udbyttet af mødet bliver minimalt og havde været bedre tjent med at blive aflyst og måske afholdt på et tidspunkt, hvor alle er mere klar.

​

Zombiemøder. Ingen er mentalt til stede, fordi alle er online på computere og telefoner. Fordelen ved at være samlet og have et fælles fokus er væk.

 

Hold kortere møder

En klog mand sagde engang at "ting tager den tid, der er sat af til det". Der er noget om snakken. Hvis tiden er knap, gør vi os ofte umage med at være præcise og blive hurtige færdige. Jeg er absolut ikke tilhænger af, at vi bare skal gøre alting hurtigere og hurtigere, mange ting tager lang tid, f.eks. at blive enige, få en god idé eller lære hinanden at kende. Men omvendt er der heller ikke nogen logik i at et møde altid starter og slutter klokken hel og halv. Kik på om I kan gøre nogle af jeres møder lidt kortere, uden at de taber i kvalitet.

​

• Stop ti minutter tidligere. Udover det ville give mødedeltagerne ti minutter til at komme videre til det næste møde, ville det måske gøre ,at alle gjorde sig mere umage for at komme hurtigt til biddet og få truffet de rigtige beslutninger.

• Hold stående møder, de har det med at vare kortere tid. Vi er mere energiske, når vi står op, og vi gider heller ikke stå for længe.