Spilleregler for gode møder
Hvad nytter det at holde møder, hvis ingen kommer til tiden, ingen har forberedt sig, alle er mentalt fraværende og der er konstante forstyrrelser? Den første forudsætning for at kunne holde et godt møde er, at der er nogle basale ting på plads.
-
De fysiske rammer skal fungere. Sørg for at alt det I skal bruge er til stede. f.eks. Whiteboard, Projektor, kaffe og chokoladefrøer. Stil borde og stole som du gerne vil have dem. Det er ikke særlig inspirerende at altid sidde i det samme lokale på den samme måde, ved siden af de samme mennesker. Find gerne nye interessante mødesteder, f.eks. udenfor eller hjemme hos én af jer.
-
De rette mennesker skal være til stede. Indkald kun de mennesker der er brug for, inviter ikke en masse ekstra i basisdemokratiets navn. Overvej også om alle behøver at være med til hele mødet.
-
Fælles fokus og nærvær. For at kunne skabe noget sammen og få en høj mødekvalitet er det vigtigt, at alle er mentalt til stede og dedikerer deres opmærksomhed til mødet og ikke til en SMS eller en mail. Lav aftaler om at computere og telefoner er bandlyst på mødet, med mindre det er en del af mødet.
-
Hav altid et formål. Husk at orientere deltagerne om formålet. Der findes mange slags mødeformål, f.eks. træffe beslutninger, koordinere, få ideer, skabe relationer, inspirere og eksperimentere. Hvis der ikke er et mødeformål, er der måske ikke nogen grund til at mødes.
-
Tag stilling til hvad udbyttet af mødet skal være. Hvis du har besluttet hvilken type produkt mødet skal ende med (f.eks. beslutninger, et idékatalog, tillid eller større netværk), er det meget nemmere at designe en arbejdsproces der sikre det sker.
-
Start og slut til tiden. Start selvom alle ikke er kommet, på den måder vænner i hinanden til at tage mødetiderne alvorligt. Slut gerne lidt før, det er overskudsagtigt. Hvis mødedeltagerne altid kommer for sent kan det skyldes, at alle jeres møder slutter og starter på samme tid, og så har folk jo ikke en chance for at nå fra et ene sted til et andet. I givet fald må I ændre jeres måde at booke møder på.
-
Lav kun den nødvendige forberedelse. Alle har rygende travlt, så stil realistiske krav til mødedeltagerne. Giv dem kun det mest nødvendige materiale og gør det kort og attraktivt.
-
Lav kun det nødvendige referat. Nøjes med at lave beslutningsreferat. Det er vigtigere at i får det gjort hurtigt, end at det bliver så omfattende at I ikke får det gjort eller at det først kommer tre måneder efter mødet. Mange ting behøver ikke stå i referatet, men kan bare skrives ned af den der skal føre det ud i livet. Husk et referat også kan være billeder af en planche, post it lapper eller en sjov arbejdsproces.